Model-model Rapat

3 Model Rapat Dalam Organisasi

Contoh bahan rapat :

“Segenap warga dalam lingkup RW dihadapkan pada masalah kegelapan Penerangan Jalan Umum (PJU). Pasalnya pihak pengembang telah menyerahkan pengelolaan Sarana dan Prasara fasilitas umum diantaranya adalah PJU pada warga (RW) untuk dikelola secara mandiri. Oleh karena permasalahan tersebut menyangkut kepentingan bersama maka digelarlah suatu rapat dengan model-model dibawah ini guna mencari penyelesaian :

A.  Rapat K2RB ( Keluh Kesah, Ragu dan Bingung)

Yaitu rapat yang terkondisikan sebagai forum curhat, keluh kesah atas keraguan dan kebingungan para peserta rapat akan permasalahan yang mereka hadapi. Rapat ini lebih pada upaya pemuasan hati atau semacam luapan emosi para peserta, hingga pada saat rapat berakhir belum dihasilkan keputusan rapat yang didasarkan pada kedalaman berpikir dan pertimbangan terbaik.

Ciri-ciri Rapat K2RB:

a.    Para peserta rapat secara bergiliran atau bahkan beramai-ramai menyampaikan keluh-kesah, ragu dan kebingungan mereka.

2. Kebanyakan peserta rapat belum menemukan batasan terhadap permasalahan yang dibahas, perihal: apa, kenapa, dan bagaimana persoalan tersebut harus diputuskan
3. Para peserta rapat secara umum belum menemukan solusi atas masalah mereka sendiri.
4. Rapat terjadi dalam kurun waktu yang paling lama diantara tiga model rapat yang ada
5. Rapat akan menjadi forum curhat masing-masing peserta rapat.
6. Biasanya dalam rapat muncul sikap skeptis, acuh, apatis hingga rapat tidak menghasilkan keputusan apapun, pada akhirnya rapat ditutup dengan kondisi ragu dan bingung yang belum teratasi.
7. Notulen rapat kesulitan mencatat poin kesepakatan

Kelebihan :

Dapat menciptakan suasana canda tawa sebagai refreshing pengganti kegiatan cangkrukan malam

Kelemahan :

1.    Rapat model ini dapat menghasilkan kerusakan sosial

2.    Rapat akan menghasikan kesia-siaan, pemborosan waktu dan biaya

B.     Rapat Penyampaian Konsep (RPK)

Rapat Penyampaian Konsep adalah suatu model rapat yang mengkondisikan forum dalam rapat sebagai wadah penyampaian konsep yang disampaikan secara tertulis maupun secara lisan. Dalam model rapat ini terjadi sharing secara bergiliran dan terarah yang pada akhirnya didapatkan keputusan secara mufakat/voting atau sengaja ditunda untuk menunggu quorum.

Ciri-ciri Rapat Model RPK :

a.       Para peserta pada umumnya telah merenungkan dan memikirkan permasalahan rapat yang akan dibahas

b.      Para peserta rapat menyampaikan pendapat mereka yang didasarkan pada pemikiran terbaik yang disampaikan secara lisan maupun tertulis

c.       Penyampaian pendapat pada umunya secara lugas, santun dan terukur.

4. Pemimpin rapat melakukan kegiatan menghimpun dan memadukan berbagai konsep yang diajukan peserta rapat guna mencarikan titik temu.
5. Para peserta rapat sudah siap dengan berbagai keputusan hasil rapat yang didasarkan pada mufakat atau voting.
6. Keputusan rapat bisa dihasilkan di akhir rapat atau menunggu quorum agar mendapatkan legitimasi yang kuat.
7. Rapat model ini terjadi dalam kurun waktu yang cukup singkat

Kelebihan :

1. Lebih hemat waktu
2. Lebih hemat biaya
3. Rapat lebih berkualitas

C.     Rapat Persetujuan

Adalah suatu model rapat yang terkondisikan sebagai forum untuk menentukan sikap setuju atau tidak setuju. Rapat model ini tidak membutuhkan narasi yang panjang atau penjelasan secara lebih rinci tentang suatu permasalahan, dasar pemikiran dan dasar pertimbangan yang diperlukan sebagai alat pengambilan keputusan. Rapat model ini biasanya hanya akan menawarkan kata sepakat, Setuju/Tidak Setuju, Diterima/ Ditolak atau Ditangguhkan!, dan merupakan rapat paling singkat

Ciri-Ciri Rapat Persetujuan:

1. Tiap peserta rapat sudah paham betul dengan masalah yang akan dibahas dan diputuskan.
2. Opsi-opsi dengan segala kemungkinan yang akan diputuskan telah diedarkan pada para peserta rapat.
3. Pemimpin rapat telah membawa permasalahan kedalam konsep yang dilengkapi dengan dasar pemikiran, pertimbangan, dan opsi-opsi untuk dipilih secara musyawarah mufakat atau voting.
4. Pemimpin rapat hanya membacakan narasi secara singkat permasalahan dalam rapat atau tema rapat lalu menawarkan opsi-opsi keputusan dengan menawarkan kata : Sepakat! Setuju! atau Tidak Setuju! pada para peserta.
5. Keberatan-keberatan dalam rapat atau opsi lain selain opsi yang disodorkan dalam rapat yang belum dilandasi dasar pemikiran tidak dimunculkan dalam rapat..
6. Peserta rapat mengikuti alur rapat dengan seksama hingga pada gilirannya tergiring untuk menyatakan pendapat mereka melalui kata mufakat atau voting
7. Notulen rapat hanya akan mencatat poin-poin hasil rapat yang telah terstruktur rapi.
8. Rapat terjadi relatif sangat cepat !

 

Kelebihan dan Ketepatan Peruntukan :

1. Terjadi budaya berfikir secara cermat sejak sebelum rapat
2. Cocok buat kalayak sibuk, kalayak yang tidak mempunyai cukup waktu untuk bertele-tele
3. Cocok bagi pemegang prinsip “think first before we speak, and think first before we do”
4. Bagi kalangan yang khawatir bahwa rapat akan menelan/mengeluarkan banyak biaya untuk cetak undangan, konsumsi dan khawatir menyia-nyiakan waktu

Kelemahan :

-          Forum keramah tamahan sosial agak berkurang

Untuk RW.6 Perum Griya Persada Asri kayaknya lebih cocok dengan model B & C

By : Admin RW