Contoh bahan rapat :
“Segenap warga dalam lingkup RW dihadapkan pada masalah kegelapan Penerangan
Jalan Umum (PJU). Pasalnya pihak pengembang telah menyerahkan pengelolaan
Sarana dan Prasara fasilitas umum diantaranya adalah PJU pada warga (RW) untuk
dikelola secara mandiri. Oleh karena permasalahan tersebut menyangkut
kepentingan bersama maka digelarlah suatu rapat
dengan model-model dibawah ini guna mencari penyelesaian :
A. Rapat K2RB
( Keluh Kesah, Ragu dan Bingung)
Yaitu
rapat yang terkondisikan sebagai forum curhat, keluh kesah atas keraguan dan
kebingungan para peserta rapat akan permasalahan yang mereka hadapi. Rapat ini
lebih pada upaya pemuasan hati atau semacam luapan emosi para peserta, hingga
pada saat rapat berakhir belum dihasilkan keputusan rapat yang didasarkan pada
kedalaman berpikir dan pertimbangan terbaik.
Ciri-ciri Rapat K2RB:
a.
Para
peserta rapat secara bergiliran atau bahkan beramai-ramai menyampaikan keluh-kesah,
ragu dan kebingungan mereka.
- Kebanyakan
peserta rapat belum menemukan batasan terhadap permasalahan
yang dibahas, perihal: apa, kenapa, dan bagaimana persoalan tersebut harus
diputuskan
- Para
peserta rapat secara umum belum menemukan solusi atas masalah mereka sendiri.
- Rapat terjadi dalam
kurun waktu yang paling lama
diantara
tiga model rapat yang ada
- Rapat
akan menjadi forum curhat
masing-masing peserta rapat.
- Biasanya
dalam rapat muncul sikap skeptis, acuh, apatis hingga rapat tidak
menghasilkan keputusan apapun, pada akhirnya rapat ditutup dengan kondisi
ragu dan bingung yang belum teratasi.
- Notulen
rapat kesulitan mencatat poin kesepakatan
Kelebihan
:
Dapat
menciptakan suasana canda tawa sebagai refreshing
pengganti kegiatan cangkrukan malam
Kelemahan
:
1. Rapat
model ini dapat menghasilkan kerusakan sosial
2. Rapat akan
menghasikan kesia-siaan, pemborosan waktu dan biaya
B.
Rapat
Penyampaian Konsep (RPK)
Rapat Penyampaian
Konsep adalah suatu model rapat yang mengkondisikan forum dalam rapat sebagai wadah penyampaian
konsep yang disampaikan secara tertulis maupun secara lisan. Dalam
model rapat ini terjadi sharing
secara
bergiliran dan terarah yang pada akhirnya didapatkan keputusan secara mufakat/voting
atau sengaja ditunda untuk menunggu quorum.
Ciri-ciri Rapat Model
RPK :
a.
Para
peserta pada umumnya telah merenungkan dan memikirkan permasalahan rapat yang
akan dibahas
b.
Para
peserta rapat menyampaikan pendapat
mereka yang didasarkan pada pemikiran terbaik yang disampaikan secara lisan
maupun tertulis
c.
Penyampaian
pendapat pada umunya secara lugas, santun dan terukur.
- Pemimpin
rapat melakukan kegiatan menghimpun dan memadukan berbagai konsep yang
diajukan peserta rapat guna mencarikan titik temu.
- Para
peserta rapat sudah siap dengan berbagai keputusan
hasil rapat yang didasarkan pada mufakat atau voting.
- Keputusan
rapat bisa dihasilkan di akhir rapat atau menunggu quorum agar mendapatkan
legitimasi yang kuat.
- Rapat model
ini terjadi dalam kurun waktu yang cukup
singkat
Kelebihan :
- Lebih
hemat waktu
- Lebih
hemat biaya
- Rapat lebih
berkualitas
C. Rapat Persetujuan
Adalah
suatu model rapat yang terkondisikan
sebagai forum untuk menentukan sikap setuju
atau tidak setuju. Rapat model ini tidak membutuhkan narasi
yang panjang atau penjelasan secara lebih
rinci
tentang suatu permasalahan, dasar pemikiran dan dasar pertimbangan
yang diperlukan sebagai alat pengambilan keputusan. Rapat model ini biasanya hanya akan menawarkan kata sepakat, Setuju/Tidak Setuju, Diterima/ Ditolak atau
Ditangguhkan!,
dan merupakan rapat paling singkat
Ciri-Ciri
Rapat Persetujuan:
- Tiap peserta rapat
sudah paham betul dengan
masalah yang akan dibahas dan diputuskan.
- Opsi-opsi
dengan segala kemungkinan yang akan diputuskan telah diedarkan pada para
peserta rapat.
- Pemimpin
rapat telah membawa permasalahan kedalam konsep yang dilengkapi dengan
dasar pemikiran, pertimbangan, dan opsi-opsi untuk dipilih secara musyawarah
mufakat atau voting.
- Pemimpin
rapat hanya membacakan narasi secara singkat permasalahan dalam rapat atau
tema rapat lalu menawarkan opsi-opsi keputusan dengan menawarkan kata : Sepakat! Setuju! atau Tidak Setuju! pada para peserta.
- Keberatan-keberatan
dalam rapat atau opsi lain selain opsi yang disodorkan dalam rapat yang
belum dilandasi dasar pemikiran tidak dimunculkan dalam rapat..
- Peserta
rapat mengikuti alur rapat dengan seksama hingga pada gilirannya tergiring
untuk menyatakan pendapat mereka melalui kata mufakat atau voting
- Notulen rapat
hanya akan mencatat poin-poin hasil rapat yang telah terstruktur rapi.
- Rapat terjadi
relatif sangat cepat !
Kelebihan
dan Ketepatan Peruntukan :
- Terjadi
budaya berfikir secara cermat sejak sebelum rapat
- Cocok
buat kalayak sibuk, kalayak yang tidak mempunyai cukup waktu
untuk bertele-tele
- Cocok
bagi pemegang prinsip “think first before we speak, and think first
before we do”
- Bagi
kalangan yang khawatir bahwa rapat akan menelan/mengeluarkan banyak biaya
untuk cetak undangan, konsumsi dan khawatir menyia-nyiakan waktu
Kelemahan
:
-
Forum
keramah tamahan sosial agak berkurang
Untuk RW.6 Perum Griya Persada Asri kayaknya lebih cocok
dengan model B & C
By : Admin RW
